Diseño Organizacional

A continuación, un tema extra al pedido por el profesor, trata sobre el diseño organizacional que una empresa debe de tomar en cuenta a la hora de definir las tareas de los trabajadores de una empresa.

Para tener éxito en la organización de una empresa no es esencial pero si importante tener definidos puntos clave sobre la estrategia a tomar a corto y largo plazo. 

Es deber de la gerencia tomar decisiones que definan la estructura de la organización en donde se especifican las tareas de cada trabajador, los derechos y obligaciones de cada puesto y las actitudes que deben de tomar los empleados.

A continuación se mencionan los elementos clave para conseguir una buena organización y que brinde una buena base para cumplir con los objetivos a largo plazo fueron propuestos por Henri Fayol y Max Weber y se siguen utilizando hoy en día con modificaciones sutiles:

1.       Se propuso la especialización del trabajo que busca dividir las tareas laborales con distintas especificidades, el proceso de manufactura de un objeto o de formación de un servicio se divide en etapas las cuales son hechas por trabajadores. Cuando un trabajador realiza tareas específicas, la producción puede aumentar ya que cada tarea se realiza con mayor eficiencia ya que se le saca provecho a las habilidades de cada trabajador, por ende, se incrementaría en gran medida la productividad.

2.       Al determinar la especialización del trabajo se sigue con la departamentalización de cada una de las tareas de los trabajadores, al agrupar procesos similares en categorías, de esta forma es posible realizar el trabajo de manera coordinada e integrada entre compañeros de trabajo con habilidades comunes y tareas afines.
La departamentalización de las tareas se dividen entre otros por:

a.       Producto: las áreas son agrupadas dependiendo de la línea de producto. Su ventaja cae en la responsabilidad de los trabajadores por el desempeño de sus trabajos, ya que las actividades semejantes son dirigidas por el mismo gerente.

b.      Cliente: cuando las actividades se dividen por el tipo de cliente interesado o de interés por el producto, tenemos a los clientes minoristas, los mayoristas y gubernamentales, el interés de cada cliente sobre un producto específico es diferente.

c.       Geográfica: agrupa los trabajos en base al territorio o la geografía en la que se encuentran, es de gran utilidad cuando los clientes se encuentran en distintas zonas geográficas

d.      Proceso: agrupamiento de los procesos con base en el flujo de productos o clientes, se busca crear una secuencia a través de los departamentos para un determinado proceso.

3.       Los trabajadores tienen que responder ante las órdenes de sus superiores y reportarles sobre los resultados, para que esto suceda con las actitudes correctas de ambas partes, se debe de tener claro los elementos de autoridad y responsabilidad. Con autoridad, se le hace referencia a los derechos inherentes hacia los superiores o la unidad de mando,  para dar órdenes y que sean acatadas, entre las autoridades tenemos autoridad de línea que le da derecho a un gerente de dirigir el trabajo de un empleado y la autoridad de staff, que son quienes apoyan a los gerentes de línea; mientras que la responsabilidad es la obligación de los trabajadores para llevar a cabo lo asignado. Para conocer quién tiene autoridad sobre qué puestos y las responsabilidades que tiene con sus superiores, es necesario conocer la cadena de mando que define quién se encuentra subordinado a quién.

4.       El cuarto elemento básico para una buena estratégica administrativa es el alcance de control, que se define como el número de empleados que un gerente puede supervisar eficiente y eficazmente, a medida que aumenta el nivel empresarial, disminuye la cantidad de personas a supervisar. Los empleados más capacitados y con mayor experiencia tienen un mayor alcance de control y ocupan menos supervisión, es más fácil tener un mayor alcance de control, si las tareas de los trabajadores que debe supervisar una unidad de mando son semejantes, si existe una proximidad física entre ellos, depende del sistema de información gerencial de la compañía y la estrategia, valores y solidez de la empresa y los gerentes.

5.       En la modernidad se utiliza la descentralización entre las empresas, ya que gerentes de bajos niveles o los mismos empleados que se encuentran en contacto con los problemas que enfrenta la compañía, pueden llegar a tomar decisiones ya que sabrán qué medidas tomar para solucionar dichos problemas. Ésta técnica es más común en las empresas de mayor tamaño.

La centralización se refiere a que solamente mandos de altos niveles pueden tomar las decisiones que regirán sobre la empresa y los empleados no tienen potestad, ésta técnica fue utilizada más que todo en el pasado, aunque hoy en día se sigue usando pero en menor medida.

6.       La formalización busca definir las tareas y procedimientos de cada puesto de trabajo, al igual que las reglas organizacionales, mientras el grado de formalización aumente, los empleados se verán menos flexibles para realizar sus labores, en caso de una formalización baja, los empleados podrán tomar decisiones para el bien de la empresa que rompa con las normas pero que a la vez no le perjudique.